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口腔诊所如何预约初诊患者

2018/10/3  来源:牙科网 作者:口腔诊所经营管理

口腔诊所如何预约初诊患者

预约就诊可以有效合理安排医师和患者时间,目前国内的很多诊所基本上都实行了预约制度。而初诊预约是整个接待过程中的非常重要的环节,是患者接触医疗机构的第一关口。成功的预约安排可以迅速建立患者对诊所以及医师的初步信任,为接下来的成功接受治疗计划起到积极推动的作用。

如何妥善地安排初诊时间

无论是诊所还是医院,前台每天都应该为初诊患者的安排预留一个快捷通道,也就是每天要留出若干时间段,以方便将初诊患者快速地纳入预约系统。

对于急诊牙痛或外伤的患者,如果他们打进预约电话,接线人员应该尽快安排患者就诊的时间,需要的话可以适当调整一下预约表的安排。如果是在非工作时间,诊所都应该有急诊预约电话,要保持电话24小时畅通。对于非急诊的患者,可以在预约的时候尽量满足患者对时间、医师等各方面的要求,妥善安排好预约。

前台在预约的时候要让患者有复诊的概念,医师不可能在一次就诊中解决患者所有的问题,要让患者知道除了急诊需要处理的问题之外,其他的所有问题都是在复诊中解决的。因此一般的初诊预约可以预留半小时到一小时的时间。如果诊所的服务做得越周到,预留的时间应该越长。初诊的时间应该包括处理急症的时间、医师检查的时间、医患沟通的时间。因此在预约的时候一定不要“见缝插针”地安排初诊,而是要留足够时间给患者。

同一个医师的预约表中,初诊的时间最好不要和复诊的时间有频繁交叉,比如某位医师,可以安排他某一早上全部看复诊,或者全部看初诊患者。

照顾患者的心理需求

很多患者对看牙抱有一种本能的恐惧心理,对于此类初诊患者,讲故事的方法非常奏效,医师可对患者说:“很多患者也很害怕看牙,但是他们来到诊所后感觉都非常好,医师的操作也是无痛的,您不用担心。”前台要对患者的心理需求表示充分的理解,并用热情的服务和人文关怀消除患者顾虑,引导患者预约就诊。

还有一部分患者更多的顾虑是怕麻烦,觉得看牙的周期长、复诊次数多,于是想在电话里先咨询一下。这时前台可以耐心解答患者的疑问,但不要轻易做出具体的结论,如诊断、疗程、费用等问题。可以让患者先来找医师检查一下,对自己的口腔问题有一个清晰的了解,医师会帮其制定治疗计划,并告诉患者只要按复诊预约时间来就行,并不麻烦,以鼓励患者及早解决问题。

预约的规范和技巧

目前最常用的预约方式是电话预约,患者可以直接和诊所工作人员沟通,迅速地约到自己想要的就诊时间和医师。一般诊所都是由护士或前台接待人员来负责电话预约。

热情服务是电话沟通的基本规范,也是患者感受的第一印象。诊所内的前台客服在接电话的时候应该用热情服务来营造良好气氛,克服患者的陌生感和抗拒心理。

学会倾听是电话预约的基本技巧。前台客服在接听患者打电话咨询或预约时应全神贯注地倾听对方的诉求,分析患者的心理活动。其次,还要学会清晰的表达,回答患者提出的问题时要言语清晰,简洁地陈述事实,在短时间内把相关信息传递给患者。无论是听还是说,都要抓住重点,留意细节,争取在第一步建立患者对医师的信任。

还有一部分患者并不通过事先的电话预约就诊,而是直接走进诊所就医。对这类患者,前台客服要迅速做出反应,锁定目标客户之后要尽快与其沟通,然后尽快安排患者就诊,如果此时没有空闲椅位,可以向患者解释情况并征求意见,对于不愿意等候的患者要做好预约工作,对于愿意等候的患者则安排他们候诊并为患者提供热情周到的服务。

做好初诊患者的预约工作是建立患者信任的第一步工作,也为接下来良好的医患沟通奠定了基础。

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